人資文件用印指南：在職證明、離職證明與薪資單蓋章
2026-10-01
常見需要用印的人資文件
在職證明、離職證明、服務證明、薪資證明等，對外使用時多半需要公司用印，常見為公司大章，部分加蓋負責人章。
員工常用這些文件辦理貸款、簽證或求職，用印能增加文件可信度。
建立標準範本
人資部門可以建立各類證明文件的標準範本，固定用印位置與格式，減少每次開立的時間。
文件上可加註開立日期與文件編號，方便日後查核真偽。
電子印章的使用界線
內部流程或對方接受電子檔時，可使用電子印章。若用於銀行、使館等正式用途，對方可能要求紙本實體用印正本。
電子印章檔應由人資或管理部門專人保管，避免任意取用。
常見問題
在職證明一定要蓋公司大章嗎？
實務上多數會蓋，但具體要求依收件單位而定。
可以用電子郵件寄送蓋章的在職證明嗎？
若收件單位接受電子檔即可；否則需提供紙本正本。